Veranstaltungen in Zeiten von Covid-19 – virtuell, interaktiv, improvisiert
Ein Blick hinter die Kulissen der SmartGridsBW Projekt-Management GmbH.
Im Jahr 2020 ist vieles anders. Statt vor Ort, moderiert Dr. Franz Ecker seine Workshops und Dialogveranstaltungen vor der Webcam.
Mit Beginn der Corona-Pandemie im Frühjahr 2020 hat sich unser Arbeitsalltag grundlegend verändert. Homeoffice statt Büro. Webcam statt Konferenzsaal. Tablett statt Flipchart. Und bei manchen auch Jogginghose statt Jeans. Die neuen Umstände waren gewöhnungsbedürftig und einige Fragen standen im Raum: Wie verständigen wir uns online? Welche Technik brauchen wir? Welches Software-Tool eignet sich am besten? Und überhaupt: Ist eine erfolgreiche Netzwerkarbeit mit den Akteuren der Energiewende digital überhaupt möglich?
Routiniert in der digitalen Welt
Die digitale Lernkurve war steil. Video- und Telefon-Konferenzen wurden zum neuen kommunikativen Alltag. Schnell stellten wir um und verlagerten unsere Veranstaltungen in den virtuellen Raum. Leicht gesagt. Im Dschungel der Software-Anbieter und digitalen Lernplattformen den Überblick zu bewahren, war schwierig. Nach dem Motto „trial & error“ kristallisierte sich jedoch schnell ein Grundstock zuverlässig funktionierender Technik heraus.
„Die wahre Herausforderung bei der Umsetzung virtueller Formate ist der Mensch!“ – Dr. Franz Ecker
Allerdings verstellt der Fokus auf die Technik häufig den Blick auf die wahre Herausforderung bei der Umsetzung digitaler Veranstaltungen oder Meetings. Den Faktor Mensch. Wie binden wir unsere Gäste aktiv ein, wenn der direkte Blickkontakt in der großen Runde fehlt? Wie verhindern wir, dass die teilnehmende Personen hinter der (häufig deaktivierten) Webcam abschweifen und gar ihre Emails beantworten? Und zu guter Letzt, wie gestalten wir den aktiven Austausch im virtuellen Raum, welcher für eine erfolgreiche Netzwerkbildung so unabdingbar ist?
Virtuelle Formate müssen grundlegend neu gedacht werden
Egal ob ein Online-Workshop mit 20 Personen oder eine digitale Dialogveranstaltung mit über 150 Zuschauerinnen und Zuschauern – virtuelle Formate müssen grundlegend neu gedacht werden. Von einer 1 zu 1-Übertragung der Programmabläufe von Präsenzveranstaltungen in den virtuellen Raum ist dringend abzuraten. Die Gefahr ist groß, die virtuelle Zuschauerschaft zu überfordern oder gar zu vergraulen. Für einen nachhaltigen Erfolg sind aus unserer Erfahrung insbesondere drei Aspekte zu berücksichtigen.
- Erstens sollten virtuelle Formate deutlich kürzer sein. Mit ausreichend Pausen und aktivierenden Elementen lässt sich zwar die Gesamtdauer etwas verlängern, wir empfehlen jedoch, dass nach ca. 2,5 Stunden Schluss sein sollte. Gibt es viele Inhalte unterzubringen, empfiehlt es sich die Veranstaltung in mehrere Module an verschiedenen Tagen aufzusplitten.
- Zweitens sollten virtuelle Formate interaktiv gestaltet sein. Kleine Umfragen zu Beginn oder ein auflockerndes Quiz zwischendurch sorgen für Belebung. Es muss nicht immer das große Methoden-Feuerwerk sein – einfach mal den erwartbaren Ablauf verändern und eine kleine Überraschung einbauen. Insbesondere der souveräne Umgang mit dem Chat ermöglicht spontanes Abfragen, Sammeln und Bewerten von verschiedenen Gesichtspunkten und gilt unter Web-Moderatoren zu Recht als eine der Schlüsselkompetenzen.
- Drittens bedürfen virtuelle Formate einer akribischen Vorbereitung. Viele konzentrieren sich in der Vorbereitung überwiegend auf die Erprobung der Technik und Software. Die Angst, dass die Technik einen im Stich lässt, ist bei vielen groß. Stattdessen ist es ratsam, mehr Zeit in einen geeigneten Regieplan zu investieren. Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen ist bei virtuellen Veranstaltungen eine klare und eindeutige Aufgaben- und Rollenzuteilung unerlässlich. Ein minutiös ausgearbeiteter Ablaufplan hilft dabei Struktur und Ruhe zu bewahren – und ist damit die beste Vorkehrung gegen mögliche Störungen.
Virtuelle Podiumsdiskussion – gekonnt improvisiert: Bettlaken schlägt Greenscreen
Erfolgreich improvisiert: Ein grünes Bettlaken wurde zum Moderationshintergrund umfunktioniert.
Unser diesjähriges Highlight war die Moderation der virtuellen Podiumsdiskussion zwischen Landesumweltminister Franz Untersteller MdL und Vertreterinnen und Vertretern von Bürgerenergiegenossenschaften aus Baden-Württemberg. Aus dem Homeoffice online zugeschaltet, diskutierten die Podiumsgäste hinter ihrer Webcam die Zukunftsfähigkeit der baden-württembergischen Bürgerenergie. Die Zuschauerinnen und Zuschauer am Livestream zuhause konnten sich per Fragen an der Diskussion beteiligen.
In der Vorbereitung galt es, unser kleines Büro in einen Regie- und Übertragungsraum umzubauen. Kabel wurden verlegt, Lampen positioniert und das Richtmikrofon ausgerichtet. Übrig blieb die Frage, wie wir unseren – ach so schönen – Bürohintergrund vor „neidischen“ Blicken aus dem Web kaschieren sollten. Gekonnt improvisiert, wurde ein hellgrünes Bettlaken über eine alte Faltwand gespannt. Fertig ist der Greenscreen Marke Eigenbau – zur Nachahmung empfohlen.
Nicht alles lässt sich ersetzen
Vieles lässt sich ersetzen und digital umsetzen. Manches aber nicht. Lebhafte Diskussionen und interaktives Arbeiten lassen sich auch mit vielerlei Tools und Tricks bewerkstelligen. Die gesellige Runde beim kühlen Getränk zum Ausklang einer Veranstaltung jedoch nur schwer. Hier gilt es, Geduld zu bewahren und Tee zu trinken – bevorzugt im Homeoffice. Entscheidend ist nicht die Frage, was uns diese dynamischen Zeiten bringen werden, sondern wie wir mit den sich verändernden Bedingungen umgehen möchten.
Die SmartGridsBW Projekt-Management GmbH kümmert sich als Tochtergesellschaft der Smart Grids-Plattform Baden-Württemberg e.V. um die Konzeption und Umsetzung der Öffentlichkeitsarbeit zur Energiewende des baden-württembergischen Umweltministeriums. Dabei liegt ihr Fokus vor allem auf der gezielten Vernetzung und Stärkung der Netzwerke verschiedenster Energiewende-Akteure im Land. Die Konzeption und Umsetzung von Workshops und Dialogveranstaltungen sind Kernelemente ihrer Arbeit.
